Vorteile durch eine intelligente Suche in PLM/PDM Systemen

Effiziente Recherche in Produktdaten und technischen Dokumentationen

Aufgrund immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen, der daraus resultierenden Komplexität der Produktentwicklung und -herstellung werden die schnellere Bereitstellung und Vernetzung von Informationen vor allem für Schlüsselbranchen wie die Automobil- und Fertigungsindustrie immer notwendiger.

Zwar verfügen viele Unternehmen über Ablagemechanismen, DMS-Systemen oder gar über spezielle Produktdaten-Management-Systemen (PDM) zur Ablage und Verwaltung von Informationen, Daten und technischen Dokumentationen, doch gilt es die darin enthaltenen Informationen auch effizient zu nutzen und vor allem  verschiedensten Zielgruppen zugänglich zu machen.

Herausforderungen im Produktdatenmanagement (PDM)

Viele Unternehmen sehen sich beim Management ihrer Produktdaten und technischen Informationen mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

Keine normierten Prozesse für das Ablegen produktrelevanter Informationen:
Die Informationserfassung und -bereitstellung sind häufig nicht ausreichend definiert oder standardisiert - dies erschwert die Rechercheprozesse. Wichtige Informationen sind später nur schwer oder überhaupt nicht mehr wiederauffindbar.

Fehlende Vollständigkeit:
Nicht alle produktrelevanten Daten werden im PDM-System prozessiert - für einen ganzheitlichen Blick auf den Lebenszyklus eines Produkts müssen Informationen aus weiteren Datenquellen herangezogen werden.

Komplizierte Handhabung:
Die Handhabung von PDM-Systemen setzt viel Know-how und im Kontext der Informationsbeschaffung die Kenntnis systemspezifischer Abfragemechanismen voraus. Folglich ist die Arbeit mit PDM-Systemen selbst für Routinerecherchen zeitintensiv, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gestaltet sich schwierig.

Entstehung von Informationssilos:
Abteilungen und Fachbereiche nutzen häufig eigene Ablagesysteme und entwickeln individuelle Strukturen. Dies fördert die Entstehung von Informationssilos, Wissenslücken der Mitarbeiter sowie vermeidbaren Mehraufwänden in der Informationserstellung - ist ein Dokument zwar im Unternehmen vorhanden, aber für den Suchenden nicht auffindbar, wird es oftmals neu erstellt.

Limitierter Informationszugang:
Darüber hinaus sind PDM-Systeme nie allen internen Abteilungen und Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich, obwohl in der Praxis nahezu jeder Mitarbeiter im Berufsalltag Produktdaten benötigt - jeweils aus seiner abteilungs- oder bereichsspezifischen Sicht.

Unzureichende Rechercheunterstützung für Anwender:
Die Möglichkeiten einer internen PDM-Suche sind auf das System selbst beschränkt und bieten nur rudimentäre Hilfestellung für den Anwender. Aus diesem Grund scheuen vor allem Mitarbeiter, die das System nur selten nutzen und wenig Routine haben, den Umgang damit.

Vorteile einer umfassenden Suche durch Anbindung eines PDM-Systems an Enterprise Search

Vollständigkeit produktrelevanter Informationen:
Die Anbindung zusätzlicher Datenquellen an die PDM-Suche ermöglicht es dem Anwender, sich ein ganzheitliches Bild zu einem Thema oder Sachverhalt zu verschaffen. Die Suche liefert dann beispielsweise zusätzlich zu Normen, Versuchsberichten und technischen Dokumenten auch produktrelevante E-Mails und weitere Informationen aus dem Dateisystem.

Höhere Benutzerfreundlichkeit:
Suchoberflächen sind den Anwendern aus dem Internet bestens vertraut. Sie ermöglichen einen intuitiven Zugang zur benötigten Information, ohne ein tiefergehendes System-Know-how der zugrunde liegenden Datenquellen zu erfordern. Mechanismen wie Autovervollständigung, das Einblenden von Synonymen, sprachübergreifende Suche oder die Verwendung von Suchfiltern bieten dem Anwender wertvolle Hilfestellung.

Wissenslandkarten ermöglichen auch ungeübten und seltenen Nutzern einen intuitiven Informationszugang. Auf diese Weise können Rechercheprozesse komfortabel und zeitsparend umgesetzt werden, systembedingte Zugangshürden werden abgebaut und Informationen benutzerfreundlich und rechtegeprüft zugänglich.

Höhere Qualität in der Trefferliste:
Suche im Kontext von PDM-Systemen ist in der Regel auf eine einfache Volltextsuche beschränkt. Der Einsatz leistungsfähiger Enterprise Search-Produkte wie iFinder ermöglicht einerseits eine Einflussnahme auf das Ranking der Suchergebnisse (z.B. um eine wichtige Norm oder einen aktuellen Versuchsbericht immer ganz oben in der Trefferliste anzuzeigen), aber auch die Erweiterung um Komponenten für Linguistik, semantisch-assoziative Suche oder crosslinguale Suche. Diese sorgen nicht nur für eine höhere Vollständigkeit und Präzision der Suchergebnisse, sondern ermöglichen beispielsweise auch die gleichzeitige Suche in fremdsprachigen Dokumenten.

Erschließung neuer Anwendergruppen:
Eine über das PDM-System hinausgehende Suche bietet zudem die Möglichkeit, Produktdaten für alle Bereiche und Abteilungen eines Unternehmens bereitzustellen und sie in allen Geschäftsprozessen zu verwenden. Dadurch können auch entwicklungs- und konstruktionsferne Bereiche wie Qualitätssicherung, Marketing oder Einkauf auf Produktdaten zugreifen ohne zwingend einen PDM-Client nutzen zu müssen.