iFinder Universal Search for Confluence

Projekte besser managen mit Enterprise Search

05.04.2018

In den meisten Unternehmen werden Projekte und Arbeitsabläufe heute digital verwaltet. Dabei kommt häufig eine sogenannte Collaboration Software zum Einsatz, über die Vertriebsmitarbeiter, Entwickler und Projektleiter gleichermaßen Informationen austauschen, ihre Projekte verwalten und Produktentwicklungen dokumentieren, bestimmte Informationen kommentieren und Informationsquellen abonnieren.

Eines der Standard Werkzeuge ist heute Confluence von Atlassian als Unternehmens-Wiki oder Intranet Lösung. Confluence ist meiner Meinung nach zurecht beliebt, weil es sehr einfach in der Anwendung ist und trotzdem vielfältige Möglichkeiten der Kommunikation bietet. Doch will ein Mitarbeiter darin gezielt nach einer Information suchen, wird die Recherche schnell zum Glücksspiel. Oftmals existieren für ein und denselben Inhalt unterschiedliche Begriffe. Dokumente werden unter Umständen von einem Mitarbeiter unter einer anderen Bezeichnung abgelegt und vom Kollegen aus der Nachbar-Abteilung nicht gefunden.  

Die Suchfunktionalität in Confluence ist außerdem stark begrenzt. Sonderzeichen, Umlaute, Währungen oder Maßeinheiten werden nicht unterstützt. So bleibt bei der Suche nach der Raumnummer des Kollegen „Peter Müller“ die Trefferliste mitunter leer. Auch mit zusammengesetzten Begriffen gibt es häufig Probleme. Wenn nun das „Benutzerhandbuch Laserdrucker“ unter dem Namen „Handbuch für die Benutzung des Laserdruckers“ gespeichert wurde, wird es bei der Suche ebenfalls nicht gefunden, sofern man nicht den korrekten Begriff in das Suchfeld eingibt.

Universelle Suche über alle Systeme

Über die Confluence-eigene Suchfunktion können Mitarbeiter außerdem nur nach Informationen recherchieren, die innerhalb von Confluence liegen. Manchmal sind jedoch noch andere Dokumente für die Arbeit relevant – wie zum Beispiel Kommentare unter bestimmten Jira-Tickets oder E-Mails aus Exchange oder Dokumente aus der Ablage auf dem Fileshare. Um an diese Informationen zu gelangen, müsste der Nutzer diese Systeme separat ansteuern. Dies ist oft ein Blindflug, dauert Zeit und kostet Nerven, weil ich als Mitarbeiter ja gar nicht wissen kann, wo der Kollege denn nun die relevanten Informationen abgelegt hat. Also suche ich, oder im Falle des Fileshares, steuere ich durch tausende von Dateien in jedem System von Neuem.

Die IntraFind Software AG bietet mit dem iFinder5 elastic eine perfekte Suchmaschine, mit der Confluence-Nutzer alle Informationen finden, die sie benötigen. Über das Confluence-Plugin lässt sich der iFinder5 elastic nahtlos in Confluence integrieren und ersetzt die Confluence-eigene Suche und Trefferliste mit den erweiterten Möglichkeiten des iFinders. Nicht nur Confluence-Inhalte werden dadurch besser gefunden. Auch andere Datenquellen, wie zum Beispiel aus Jira, Exchange oder Fileshares lassen sich problemlos an den iFinder5 elastic anbinden. Die Suche in Confluence wird dadurch zu einem zentralen Einstieg in das Unternehmenswissen. Projektmanager müssen nicht mehr einzeln jedes System ansteuern, wenn sie auf der Suche nach einer bestimmten Information sind, sondern können zentral über die Confluence-Suche danach suchen.

Die jeweiligen Berechtigungen werden dabei beibehalten. Mitarbeiter finden über die Suche nur die Inhalte, die sie auch berechtigt sind zu sehen. Das betrifft nicht nur Confluence, sondern auch die Rechte aus allen anderen an den iFinder angebundenen Datenquellen.

Mitarbeiter profitieren außerdem von den zahlreichen Funktionen des iFinder5 elastic. Schon während der Sucheingabe werden im Suchfeld die Begriffe durch intelligentes Autocomplete vervollständigt und Tippfehler automatisch korrigiert. Dank Search-While-You-Type-Funktion werden relevante Dokumente gleich beim Suchvorgang angezeigt und können direkt aufgerufen werden.

Linguistik für eine vollständige Trefferliste

Eine weitere Besonderheit im iFinder5 elastic ist die Linguistik. Sonderzeichen, Maßeinheiten, Währungen, Paragrafen und Umlaute werden problemlos erkannt. Auch Mehrwortbegriffe werden sinnvoll zerlegt. Die Linguistik im Hintergrund sorgt zuverlässig für eine erstklassige Qualität und Vollständigkeit der Trefferliste. Die Suche nach „Beschreibung“ liefert auch Ergebnisse mit „Prozessbeschreibung“, die Suche nach „Buch“ liefert auch „Bücher“, „Büchern“, „Buches“ oder wie im vorherigen Beispiel auch „Servicehandbuch“. Die Confluence-Nutzer finden, wonach sie suchen, egal in welcher Wortform der Suchbegriff im Content vorkommt.  Suchbegriffe werden auf Wunsch, automatisch um Synonyme erweitert oder in andere Sprachen übersetzt und der Suchanfrage beigefügt.

Für Unternehmen, bei denen nicht alle Mitarbeiter mit Confluence arbeiten, sie aber trotzdem ab und zu Daten daraus benötigen, gibt es den iFinder5 elastic auch miteigenständiger Suchoberfläche (als funktionsreiche Benutzeroberfläche für den Wissensarbeiter oder als schlanke Such-Trefferseite). Hier ist Confluence lediglich als weitere Datenquelle angebunden, die bei Bedarf für die Suche ausgewählt werden kann.   

Ob für Wissensarbeiter am Desktop-PC oder mobil im Service-Außeneinsatz – der iFinder5 elastic bietet für jeden Rechercheanlass die richtige Benutzeroberfläche. Bei Bedarf können Anwender auch zwischen den einzelnen User Interfaces hin und herwechseln. Mit seiner Konnektorenvielfalt und insbesondere dem Confluence Plugin hilft der iFinder5 elastic dabei, Projekte besser zu managen und sorgt dafür, dass keine Informationen mehr in den Tiefen irgendwelcher Datenquellen verloren gehen.

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Der Autor

Manuel Brunner

Manuel Brunner ist Experte für das Thema Suchtechnologien. Seit 2008 ist er für die IntraFind Software AG tätig und leitete u.a. viele Jahre lang das Team Professional Services, bevor er in seiner neuen Rolle die Bereiche Partner Management & Business Development übernahm.

 

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