IntraFind-Software hilft Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO

München, den 26.10.2017 Die DSGVO tritt ab Mai 2018 in Kraft und zwingt Unternehmen unter Umständen dazu, personenbezogene Daten ihrer Kunden zu löschen. Der iFinder5 elastic von der IntraFind Software AG hilft dabei, diese Daten aufzuspüren, damit sie korrekt entfernt werden können.

Ab Mai 2018 tritt die neue DSGVO im Rahmen der europaweiten Datenschutzreform in Kraft. Sie betrifft alle Unternehmen und Dienste, die im Rechtsraum der Europäischen Union angeboten werden. Insbesondere sind aber solche Unternehmen im Fokus der DSGVO, deren Firmensitz nicht im Gebiet der EU liegt und daher die bereits vorhandene und eher strengere Datenschutzanforderung nicht berücksichtigt haben.

Die DSGVO garantiert dem Bürger neue weitreichende Rechte. Insbesondere das „Recht auf Vergessen“ wurde neu eingeführt. Auf Anforderung muss das Unternehmen alle personenbezogenen Daten unwiderruflich löschen. Darunter fallen tatsächlich alle Daten, die im Zusammenhang mit einem Benutzer angefallen sind, etwa besuchte Webseiten oder aber herkömmliche personenbezogene Daten, wie Adresse und Telefonnummern. Besteht die eigentliche Zielgruppe der DSGVO eher aus Social Media Diensten, so trifft sie dennoch alle Unternehmen gleichermaßen.

Das Recht auf Vergessen

Kommuniziert das Unternehmen mit seinen Kunden über Newsletter, Chats und Foren, dann greift das Recht auf Vergessen. Auf Anforderung sind diese Informationen zu löschen. In der Praxis sind diese Daten aber oftmals verstreut. Der Support-Mitarbeiter kopiert zum Beispiel eine Kundenfrage aus dem Chat-Tool und leitet sie per E-Mail an den Kollegen weiter. Sollen diese Daten nun gelöscht werden, muss der Mitarbeiter genau wissen, wo diese Informationen gespeichert sind und in welchen Systemen er danach suchen soll. Das ist mitunter schwierig, weil Mitarbeiter nicht wissen, dass es diese Informationen überhaupt gibt. Damit aber alle Daten vorschriftsmäßig gelöscht werden können, brauchen Unternehmen einen Überblick über alle gespeicherten Daten eines Kunden.   

Wie der iFinder5 elastic bei der Recherche hilft

Der iFinder5 elastic von der IntraFind Software AG hilft dabei, diese Daten aufzuspüren. Die Enterprise Search Anwendung hilft bei der unternehmensweiten Suche in strukturierten und unstrukturierten Daten. Über ein zentrales, einfach zu bedienendes User Interface kann der Anwender nach entsprechenden Namen der Personen suchen. Der iFinder5 elastic verfügt über zahlreiche Schnittstellen, über die sämtliche Quellen wie E-Mail-Programme, Netzlaufwerke und Webportale angebunden werden können. Der Anwender muss bei der Suche nicht zwingend wissen, in welcher Datenquelle die Information liegt. Mit dem iFinder5 elastic können auch „Ausreißer“ wie etwa die weitergeleitete E-Mail mit den Details schnell und zuverlässig identifiziert und dann auch entsprechend aus dem E-Mail-System entfernt werden.

Der Anwender bekommt seine Suchergebnisse übersichtlich in einer Trefferliste präsentiert und sieht auf einem Blick, ob es sich bei den gefundenen Dokumenten um E-Mails, Fotos oder PDFs handelt. Dadurch können Dateitypen sehr schnell erfasst und identifiziert werden, damit sie korrekt gelöscht werden können.    

Besonders praktisch ist die Autocomplete-und Search-While-You-Type-Funktion: Schon während der Sucheingabe liefert die Suchlösung Vorschläge für die entsprechenden Begriffe, Tippfehler werden automatisch korrigiert, so dass der Nutzer nicht zwingend die korrekte Schreibweise der Person kennen muss. Die jeweiligen Rechte bleiben dabei gewahrt: Der Anwender sieht in den Autocomplete-Vorschlägen und in der Trefferliste nur die Dokumente, für die er auch eine Berechtigung hat.

„Der iFinder5 elastic ist die perfekte Suchlösung für das Aufspüren von personenrelevanten Daten und kann Unternehmen daher hervorragend dabei helfen, die neue Datenschutz Grundverordnung einzuhalten,“ erklärt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Der iFinder 5 elastic kann entweder onpremise oder in der Cloud betrieben werden. Außerdem hat der Kunde die Wahl, ob er die iFinder5 elastic Standard-Benutzeroberfläche verwenden möchte oder auf ein eigenes Customer UI setzt.“

Über IntraFind Software AG

IntraFind entwickelt Produkte und Lösungen für das effiziente Suchen, Finden, Analysieren von strukturierten und unstrukturierten Informationen unter Berücksichtigung aller verfügbaren Datenquellen eines Unternehmens. Volltextsuche und die komplette Bandbreite an Textanalyse- und Machine Learning-Verfahren, Natural Language Processing, kombiniert mit den Möglichkeiten von Graphdatenbanken für Big Data Analytics, bilden hierbei den Schwerpunkt. Namhafte Kunden sind: AUDI AG, BMW AG, Bundeswehr, IHK Berlin, Robert Bosch GmbH und Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG.

Mehr Informationen: www.intrafind.de.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an

IntraFind Software AG
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Landsberger Straße 368
D-80687 München
Email: christiane.stagge@intrafind.de
Internet: http://www.intrafind.de

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