Von der Enterprise Search zur Insight Engine

Suchmaschinen als Treiber fürs Wissensmanagement

Ob Kundenadressen, Sensordaten oder Produktfactsheets – auf den Unternehmensrechnern sammeln sich immer mehr Daten an. Die Digitalisierung macht es möglich: Durch Smartphones, verbesserte Webtechnologien oder Social Media kommunizieren Firmen heutzutage viel häufiger mit Kunden, externen Mitarbeitern oder Lieferanten,  als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Die dabei gewonnen  Informationen sind eine wahre Goldgrube – und das gilt nicht nur für Kundendaten. Auch innerhalb eines Unternehmens sammelt sich Wissen an, das in Form von Dateien, Worddokumenten, PDF-Files oder Tabellen auf den einzelnen Rechnern gespeichert ist, ohne dass die Kollegen der anderen Abteilungen davon wissen und deren Potenzial wirklich ausschöpfen.    

IoT als Treiber vom Datenwachstum

Besonders das Internet der Dinge (IoT) wird das Datenwachstum vorantreiben. Wenn Sensoren miteinander kommunizieren und Daten miteinander austauschen, wird das die Produktion nachhaltig verändern.  Laut einer Studie von Gartner („1000 Data and Analytics Predictions Through 2020“) stammt in vier Jahren ein Viertel der Daten aus IoT-Anwendungen.

Die Masse an Daten, die täglich über Wearables wie Smartwatches,  Schrittzähler und Pulsmesser an die Server gesendet werden, bergen schon heute ein enormes Potenzial für Marketingabteilungen von Sportartikelherstellern.

Wer fundierte Geschäftsentscheidungen treffen will und wissen möchte, was Kunden wirklich wollen, muss die Daten in seinem Unternehmen analysieren. Dabei gilt es, möglichst viele und unterschiedliche Quellen anzuzapfen, um Daten und Informationen sinnvoll miteinander zu verknüpfen und in Relation zu setzen.

Datenwachstum kurbelt Wettbewerb an

Der Markt für Anwendungen rund um das Thema Datenanalyse boomt. Gartner prophezeit, dass 2018 rund 50 Prozent der Gewinne vom Datengeschäft verursacht werden. Bis 2020 werden etwa 40 Prozent der Investments, die Unternehmen tätigen, die Bereiche Analytics und Business Intelligence betreffen. Bis 2018 werden sich außerdem 75 Prozent der Technologieunternehmen auf das Thema Datengenerierung und strategie-orientierte Analysieren fokussieren und entsprechende Produkte dazu anbieten. Das kurbelt auch den Wettbewerb an: Laut Gartner werden 2018 über die Hälfte der großen Konzerne nicht nur mit ihren Produkten miteinander in Wettbewerb treten, sondern auch um das Thema Datengewinnung  miteinander konkurrieren.  

Suchmaschinen für strukturierte und unstrukturierte Daten

Wenn es darum geht, Daten aufzuspüren und diese sinnvoll auszuwerten, stoßen Dokumentenmanagementsysteme oft an ihre Grenzen. Meist sind die Daten über verschiedene Systeme, Wikis oder Verzeichnisse verstreut und lagern sowohl auf Festplatten als auch in der Cloud.

Unternehmen brauchen daher eigene Softwarelösungen, um die ständig wachsende Anzahl an strukturierten und unstrukturierten Datenmengen verarbeiten zu können und die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse für sich zu nutzen. Doch zuvor muss man die Daten, die man braucht, erst einmal finden. Nahezu jede Applikation verfügt mittlerweile über eine Suchfunktion, doch die Suche beschränkt sich hier meist nur auf die Bereiche innerhalb der Applikation oder des Dokuments.

Um Daten unternehmensweit aufzuspüren, helfen spezielle Suchmaschinen, sogenannte Enterprise Search Anwendungen.  Über ein einziges Interface kann der Mitarbeiter die relevanten Informationen aufspüren,  die er für seine Arbeit braucht. Im Unterschied zu den bekannten Web-Suchmaschinen wie Google durchsuchen Enterprise Search Anwendung nicht nur eine Quelle, wie zum Beispiel das Web. Professionelle Unternehmenssuchmaschinen verfügen über Schnittstellen zu Unternehmensprogrammen wie E-Mail-Anwendungen, Content Management Systemen, Dokumentenmanagementsystemen oder Netzlaufwerken.

Egal, ob der Content in der Cloud oder auf den Laufwerken gespeichert ist oder ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert vorliegen: Die Suchmaschine holt sich die Informationen über Standardkonnektoren aus den einzelnen Applikationen und listet diese unter Berücksichtigung der Quelle auf. Der Nutzer bekommt so eine 360-Grad-Ansicht auf alle wichtigen Informationen und weiß, ob die Information beispielsweise aus dem CRM-System, dem Mailprogramm oder aus einem Textdokument entstammt.  Die integrierte Rechteverwaltung gewährleistet, dass die Nutzer nur die Daten in der Trefferliste angezeigt bekommen, auf die sie befugt sind, zuzugreifen. 

Suche als Grundlage für Analytics

Professionelle Enterprise Search Anwendungen können Daten mittlerweile nicht nur aufspüren, sondern dem Nutzer auch bei der Analyse helfen. 

Im Gegensatz zu einfachen Suchmaschinen stellen professionelle Enterprise Search Lösungen Zusammenhänge her, wie zum Beispiel zwischen Kundennummer und den dazugehörigen Dokumenten, die für den Kunden hinterlegt worden sind. Auf diese Weise kann der Nutzer sich schnell einen Überblick über ein bestimmtes Thema verschaffen und zum richtigen Zeitpunkt die richtige Entscheidung für sein Unternehmen, sein Produkt oder seine Marke treffen. 

Die intelligente Suche mit Content Analytics Funktionen bietet für Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Mehrwert. Gartner prophezeit, dass schon Ende 2017 rund 25 Prozent der Mitarbeiter bis zu fünfmal am Tag mit Suchtechnologien in Berührung kommen werden.

Die Suche wird Bestandteil von Business Intelligence und vom Geschäft mit den Daten: Bis 2018, so Gartner, werden sich Enterprise Search Anwendungen in die nächste Generation weiterentwickeln und eine Komponente von Business Intelligence und Analytics Plattformen sein. Die Suche wird damit zur Grundlage für Analytics Anwendungen.

Von Enterprise Search zu Insight Engine

Gartner spricht in diesem Zusammenhang von einer Entwicklung von „Enterprise Search“ zu „Insight Engine“. Die Insight Engine erlaubt es Unternehmen, eine einheitliche Sicht auf verschiedene Arten von Informationen zu bekommen, egal, ob sie aus der Cloud stammen oder von Third-Party-Applikationen oder aus den Netzwerken. Das erlaubt es, Daten aus ERP und CRM-Systemen gleichermaßen aufzuzeigen und zu kombinieren  ohne sie jedoch durcheinanderzubringen. Die Ursprungsquelle bleibt im Suchindex dabei immer erhalten.

Gartner empfiehlt den Anbietern von Enterprise Search Software, die Anwendungen „natural“, „total“ und „proactive“ zu gestalten. Durch Google Now, Yelp, Waze und Siri hat sich die natürlichsprachige Suche insbesondere auf den Smartphones durchgesetzt. Nutzer erwarten von ihrer Enterprise Search Anwendungen, dass sie diese Funktionalitäten ebenso unterstützt.

Die semantische Suche wird sich neben der keywordbasierten Suche immer weiter durchsetzen. In zwei Jahren werden laut Gartner fast ein Drittel der Suchanfragen mit Fragewörtern wie „Was“, „Wer“, „Wie“ oder „Wann“ beginnen.  Mit „total“ appelliert Gartner an die Anbieter, möglichst viele Datenquellen anzubinden, damit der Anwender ein ganzheitliches Bild vom Sachverhalt vermittelt bekommt und Zusammenhänge schneller erkennt. Darüber hinaus soll der Enterprise Search Anbieter seine Nutzer „proaktiv“ über relevante und verwandte Themen auf dem Laufenden halten.

Eine Suche wird dann nicht mehr notwendig sein. Der Nutzer bekommt alle Informationen, die er für seine Arbeit braucht, direkt auf sein Gerät per Push geschickt.

 

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Der Autor

Franz Kögl

Franz Kögl ist Mitgründer und -inhaber der Firma IntraFind Software AG und verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Enterprise Search und Content Analytics Bereich. Mehr über Franz Kögl finden Sie in unserem Management Profil

 

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