Einführung einer unternehmensweiten Suche: Aller Anfang ist (nicht) schwer

 

Die Einführung einer unternehmensweiten Suche ist und bleibt ein IT-Projekt, birgt somit eine gewisse Komplexität und sollte daher gut geplant sein.

 

Enterprise Search hat viele Facetten: Es soll die Suche und Darstellung von Zusammenhängen - z.B. im Bereich Produktdatenmanagement - ebenso unterstützen wie die Klärung von Fragestellungen im Vertragsmanagement, im Marketing, im Vertrieb und allen anderen Abteilungen. Der Nutzen einer Search-Lösung liegt schließlich darin, den Informationsschatz eines Unternehmens allumfassend in den Griff zu bekommen und – sofern freigegeben- möglichst vielen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

 

Aus jahrelanger Projekterfahrung heraus empfehle ich Ihnen jedoch, sich dabei nicht zu übernehmen („think big“), sondern mit einem iterativen Vorgehen zunächst Erfahrungen in einem kleineren Projekt zu sammeln („start small“). Denn schon dort werden Sie erste Hürden nehmen müssen, mit denen Sie auch später im größeren Rahmen konfrontiert sein werden.

 

Sind diese ersten Stolpersteine jedoch aus dem Weg geräumt, ist die Suche in Teilbereichen erst einmal eingeführt und der erste Druck aus den Fachabteilungen verschwunden, erhalten Sie genau das Schulterklopfen, aus dem die Motivation hervorgeht, auch komplexe Dinge anzugehen.

 

Also klein anfangen und dann wachsen! Starten Sie beispielsweise mit der Anbindung einer Datenquelle an die Suche und erweitern Sie sukzessive um weitere Datenquellen.

 

Besonders sinnvoll als erster Angriffspunkt: die File-Server. Hier schlummert in der Regel ein großer Teil des Wissens eines Unternehmens. Hier liegt der richtige strategische Ansatz, hier bietet sich viel Raum für Experimente und erste Erfahrungen. Der Aufwand ist überschaubar, das Effizienzsteigerungspotential enorm und Sie erhalten einen guten Eindruck über die Qualität der Suchmaschine und wie solch ein System von den Mitarbeitern angenommen und in den täglichen Arbeitsprozess integriert wird.

 

Tragen Sie sich mit dem Gedanken, eine übergreifende Suche in Ihrem Unternehmen einzuführen? Es werden unzählige Fragen auftauchen: Wie gehen wir vor? Wie viel Budget brauchen wir? Wie viele Projektmitglieder? Für welches Produkt entscheiden wir uns? Welche Datenquellen sollen an die Suche angebunden werden? Wie und wo verankern wir sie? Wie sehen Oberfläche und Trefferliste aus? Und, und, und.

 

Vergleichbar mit dem Bau eines Hauses, das man auch nicht ohne Architekt baut, fällt es mit ein bisschen Hilfe von extern meist leichter, sich in diesem Neuland zu bewegen.

 

Die wichtigste Frage lautet doch:

 

Was muss ich berücksichtigen, damit das Projekt „Unternehmensweite Suche“ ein Erfolg wird?

 

Für das Internet lässt sich das leicht beantworten. Die unterschiedlichsten kommerziellen Suchen haben alle eins gemeinsam: sie liefern als Ergebnis das, was der Benutzer im Rahmen seiner Aufgabenstellung sucht. Die Erwartungen der Nutzer werden somit erfüllt.

 

Übertragen auf Ihr Unternehmens-oder Behördenumfeld muss die Suchmaschine also sowohl bei generellen Suchanfragen (denken Sie an den Speiseplan der Kantine oder an Vorlagen für Urlaubsanträge etc.) als auch bei hochspezialisierten und sehr unterschiedlichen Recherchen („Welche Kundenbeschwerden gab es im letzten Quartal zu Produkt X und wurden deshalb Änderungen am Produkt vorgenommen?“) unterstützen und zufriedenstellende Ergebnisse liefern. Entwicklung, Produktion, Personal, Finanzen, die Art der Anfragen kann dabei unterschiedlicher nicht sein.

 

Aus der Sicht einer Privatperson betrachtet, sucht man kaum eine Wohnung, ein Auto oder einen konkreten Musiktitel über eine der großen Internetsuchmaschinen. Ich begebe mich stattdessen auf ein spezielles Immobilienportal, eine Autobörse oder auf das Portal eines Musikanbieters. Andererseits kann ich jedoch kaum erhoffen, von einem Immobilienportal einen Überblick über die besten, derzeit auf dem Markt befindlichen Fernsehgeräte und deren innovative Funktionen zu erhalten.

 

Doch genau diese beiden Typen von Anforderungen gilt es mit einer Suchmaschine für ein Unternehmen zu erfüllen. Die Alternative, eine Fülle an Suchtechnologien je Applikation, Abteilung oder Art der Frage zu beschaffen, ist keine Option, zumal hier für Betrieb und Wartung hohe Kosten anfallen würden, die solche Projekte schnell unwirtschaftlich machen.

 

Ein erfolgreich eigeführtes Suchsystem trifft die unterschiedlichen Bedürfnisse der Nutzer und liefert dabei vollständige und qualitativ hochwertige Suchergebnisse - gleichgültig, ob eine zentrale, allgemeine Suche (Speiseplan) oder eine spezialisierte Recherche ausgeführt wird. Die Art und Weise, wie die User an das System herangehen, ist dabei für alle Arten der Suche gleich.

 

Der Grundstock hierfür ist eine Lösung, in der alle relevanten Inhalte für alle Benutzer mit der Suchmaschine indiziert und in der Suche bereitgestellt werden (können); wie auch immer die Bereitstellung später aussieht. Dies bedeutet, dass erst einmal alle notwendigen Datenquellen der Organisation in der Suche erfasst und zur Verfügung gestellt werden müssen.

 

Denn nur dann bin ich der Lage, auf die verschiedenen Bedürfnisse der Benutzer zu reagieren. Ich kann beispielsweise verschiedene Datentöpfe miteinander kombinieren, ohne Qualitätseinbußen in der Suche hinnehmen zu müssen und kann sicherstellen, dass Benutzer nur eine Suchsyntax lernen müssen. Dank einer einheitlichen intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche besteht hier jedoch kein großer Schulungsbedarf.

 

Grundlegende Funktionen und Schnittstellen

 

Welche grundlegenden Funktionen muss eine Suche dafür haben?

 

Dazu gehören:

 

  • Fertige Such- und Ergebnisseiten, die anpassbar sind, um sie im Intranet oder Internet in einem Portal anzubieten; dies ermöglicht die schnelle Bereitstellung einer Suche für das Unternehmen, ohne sich gleich um eine komplexe Integration in bestehende Portale kümmern zu müssen.
  • Die Möglichkeit, die Suche oder Komponenten davon in ein bestehendes Intranet oder Web einzubinden - der logische nächste Schritt, wenn bereits Portale im Unternehmen bestehen.
  • Funktionen und Schnittstellen, um die Suche in bestehende Anwendungen zu integrieren. Hier wird es spannend, denn daran denkt man in der Regel erst später.
  • Sogenannte „Konnektoren“, die es mir erlauben, die verschiedenen im Unternehmen vorhandenen Datenquellen in die Suche einzubinden.
  • Die Möglichkeit, gegebenenfalls Suchanfragen an andere Suchmaschinen weiterzuleiten und deren Ergebnisse zu verarbeiten. Dies ist notwendig, wenn Informationen aus dem Internet einbezogen werden sollen

Nicht zu vergessen, der entscheidende Erfolgsfaktor:

 

  • Die Fähigkeit, Zugriffsrechte bei der Indexierung, bei der Suche und auch in der Oberfläche zu berücksichtigen!

Nicht jeder Benutzer darf und soll sämtliche, zu seiner Suchanfrage im Unternehmen vorhandenen und verfügbaren Informationen in einer Trefferliste sehen.

 

Oft vergessen: Navigationselemente und Steuerelemente einer guten Suchoberfläche werden häufig aus dem durchsuchten Inhalt gebildet. Über eine rechtegeprüfte Autovervollständigung ist hier zu steuern, welche Inhalte der Benutzer sehen darf und welche nicht.

 

Erfüllt die ausgewählte Suchmaschine all diese Kriterien, beginnt das nächste große Kapitel des Abenteuers Suchmaschineneinführung: wie stelle ich meinen Benutzern die Informationen zur Verfügung?

 

Darüber dann mehr im nächsten Blog-Beitrag.

 

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Der Autor

Rutger Lörch

Nach dem BWL Studium war Rutger Lörch in verschiedenen Positionen bei namhaften Hardware- und Softwareanbietern wie Nixdorf, Digital und Oracle tätig. Seit 2008 unterstützt er beim Suchspezialisten IntraFind den Vertrieb. „Das Thema Enterprise Search ist deshalb so faszinierend, weil die Anforderungen der jeweiligen Interessenten sehr individuell sind. Ein sehr abwechslungsreiches Betätigungsfeld voller spannender Herausforderungen.“

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