Die Suche nach der perfekten Suche im Intranet

 

In meiner langjährigen Tätigkeit als IT-Berater, der sich mit Technologien und Lösungen für Wissens-Arbeiter oder neudeutsch "Knowledge Worker" beschäftigt, musste ich immer wieder feststellen, dass das Thema „Suche im Unternehmen“ - über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg - eher stiefmütterlich behandelt wird.

 

Ich kenne wenige Unternehmen, in denen „Suche“ ein klar definierter Teil der Unternehmens- und IT-Strategie ist.

 

Diese Tatsache ist für mich verwunderlich, besonders in Anbetracht dessen, dass ich mich beruflich lange Zeit in den Themenfeldern Collaboration, Knowledge Management und Dokumentenmanagement bewegte. Hierfür kommen in der Regel in Unternehmen sehr heterogene Systeme zum Einsatz, die durchaus nicht einfach miteinander gekoppelt werden können. Aber gerade im Umfeld von Systemen, die Daten verwalten und für Anwender bereitstellen, sind Recherchen Alltag und müssen im Unternehmensalltag häufig über verschiedenste Systeme gemacht werden, um ein vollständiges Bild zu einem Sachverhalt oder Antworten auf aktuelle Fragestellungen zu erhalten.

 

Natürlich bieten die genannten Systeme inzwischen in der Regel eine Möglichkeit zum Auffinden von Inhalten an, aber eben meist nur in Form einer applikationsspezifischen Suche innerhalb des Systems selbst.

 

Als Folge daraus wird eine Recherche über mehrere Systeme hinweg zu einem zeit- und nervenraubenden Akt. Dieser resultiert oft auch noch darin, dass der geplagte Mitarbeiter die gefundenen Ergebnisse aus den verschiedenen Systemen - mit allen Medienbrüchen behaftet - häufig noch manuell zu einem Ergebnis zusammenfassen muss. Dies ist übrigens einer der Hauptgründe, warum sich so viele Dateien in unzähligen Kopien auf lokalen Festplatten, Benutzerlaufwerken, in E-Mail-Ordnern etc. wiederfinden.

 

Die geschilderte Problematik war Motivation genug für mich, Ihnen mit dieser neuen Blogreihe das Thema „Suche“ näher zu bringen und den einen oder anderen Aspekt genauer zu beleuchten, der Augenmerk verdient, wenn man sich mit dem Thema „Suchen und Finden von Informationen“ auseinander setzt.

 

Das Für und Wider einer unternehmensweiten Suche

 

Wenn ich mit meinen Kunden diskutiere, warum Suchprojekte nur zögerlich in Angriff genommen werden, höre ich die unterschiedlichsten Gründe.

 

Die Ansicht, dass die Mitarbeiter „eine Suche brauchen könnten", teilen fast alle.

 

Oft steht die Befürchtung im Raum, dass die Einführung einer Unternehmenssuche eine anspruchsvolle Aufgabe sei, vergleichbar mit der Einführung eines Intranet-Portals.

 

Und in vielen Unternehmen ist den verantwortlichen Entscheidern der echte Mehrwert einer hochwertigen Unternehmenssuche nicht wirklich klar. Der "Return of Investment (ROI)" lässt sich schwer vorab beziffern und damit wird die Investition in die Anschaffung einer Enterprise Search Software sowie in die Projekte gescheut.

 

Und hier nähern wir uns aus meiner Sicht dem entscheidenden Punkt.

 

Für mich steht außer Frage, dass mit Suche eine Menge Geld eingespart und verdient werden kann. Sehen Sie sich beispielsweise nur die kommerziellen, frei zugänglichen Medienportale und Handelsplattformen im Internet an: die guten basieren ausnahmslos alle auf Suche.

 

Im Unternehmensumfeld kommt es hingegen auf den konkreten Anwendungsfall oder neudeutsch "Use Case" an, für den eine ROI-Betrachtung gemacht wird - und der ist nicht immer sofort ersichtlich. Ich werde Ihnen aber im Verlauf dieser Blogreihe immer wieder Anregungen für mögliche Use Cases für Suche in Ihrem Unternehmen geben.

 

Das Bild des EINEN Intranet-Portals als „single point of information“, das viele im Kopf haben und auf die Suche übertragen, stellt eine gute Ausgangsbasis dar.

 

Denn wenn eine unternehmensweite Suche in dem EINEN Suchportal mündet oder in das Intranet-Portal des Unternehmens integriert wird, findet sich der Benutzer bestätigt, dass er über das Portal alles findet, was er für sein (berufliches) Leben braucht. Er wird es als wichtiges Recherchewerkzeug nutzen und dies führt zu einer nachhaltigen Anwenderakzeptanz.

 

Natürlich hat eine unternehmensweite Suche über die Portal-Suche hinaus weitaus mehr Facetten, die in vielen Fällen sogar für Benutzer völlig transparent sind und daher die Argumentation für die Einführung einer unternehmensweiten Suche stützen. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Suche im Unternehmen zu platzieren und sie in Prozesse oder Anwendungen zu integrieren. Ein Kunde aus der Medien- und Verlagsbranche beispielsweise nutzt Suche als automatisierte Redaktionsunterstützung in einem Content-Management-System: durch das Auffinden von inhaltlich ähnlichen Artikeln zum geschriebenen Text wird verhindert, dass Artikel zu demselben Sachverhalt doppelt erstellt und veröffentlicht werden.

 

Die Vorteile von Suche im Unternehmen sind vielfältig: wertvolle Zeitersparnis, mehr Komfort und Effizienz für die Benutzer, aber auch eine höhere Qualität und Nutzbarkeit neu erstellter sowie historischer Unternehmensdaten. Entscheidend ist, dass mit einer guten Suchmaschine all diese Anwendungsszenarien realisiert werden können, da die Suche überall auf die gleiche Art und Weise funktioniert.

 

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, was es bei der Planung und Umsetzung von Enterprise Search-Projekten zu beachten gibt.

 

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Der Autor

Patrick Baldi

Patrick Baldi verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Berater in der IT-Branche. Lange Jahre war er im Consulting und technischen Vertrieb der Microsoft Deutschland GmbH tätig, wo er schwerpunktmäßig Kunden rund um die Themen Architekturen und Anwendungen im Bereich Collaboration, Intranet, Knowledge Management und Suche betreute. "Meine Leidenschaft für das Thema Suche wuchs aus der Erkenntnis, dass das Potential und die Möglichkeiten von Suche im Unternehmensumfeld immer noch weitgehend verkannt werden."

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